Personne ne sait plus qui décide quoi : remettre la gouvernance d'aplomb
Le symptôme est toujours le même : des décisions prises deux fois, ou pas du tout. Trois documents suffisent généralement à sortir de l'ornière.
Une association qui grandit vite garde longtemps les réflexes de ses débuts, quand trois personnes décidaient de tout autour d'une table. Puis l'équipe passe à huit, à quinze, et les mêmes réflexes deviennent un problème.
Les signaux qui ne trompent pas
- Une décision est prise en réunion d'équipe, puis reprise différemment en bureau.
- Un salarié engage une dépense sans savoir s'il en avait le droit - et personne ne peut trancher après coup.
- Le président signe des documents qu'il découvre au moment de signer.
- Les administrateurs apprennent l'existence d'un projet par la newsletter.
- Deux personnes se croient responsables du même sujet, ou personne ne l'est.
Aucun de ces symptômes ne relève du conflit de personnes. Ce sont des symptômes d'organisation.
La ligne de partage : orientation et exécution
Le conseil d'administration et le bureau portent l'orientation : projet associatif, stratégie, budget, recrutement des fonctions clés, engagements qui dépassent l'exercice. L'équipe salariée porte l'exécution : mise en œuvre, dépenses courantes dans le cadre voté, organisation du travail.
Cette ligne paraît évidente. Elle ne l'est jamais dans les faits, parce que les administrateurs d'une petite association ont souvent été opérationnels avant d'être élus, et qu'ils ont du mal à lâcher.
Trois documents, et c'est réglé
Un tableau de délégation. Une ligne par type de décision, quatre colonnes : qui propose, qui décide, qui est informé, quel seuil. Une page suffit. C'est le document le plus utile que vous produirez cette année.
Des fiches de poste réelles. Pas le document du recrutement, mais celui qui décrit ce que la personne fait effectivement, ce qu'elle décide seule et ce qu'elle fait valider.
Un calendrier de gouvernance. Dates des bureaux, des conseils d'administration et de l'assemblée générale, avec pour chaque échéance les documents à préparer et par qui.
Un tableau de délégation d'une page règle plus de tensions qu'un séminaire de deux jours.
Le sujet dont personne ne parle : la responsabilité
Les dirigeants associatifs engagent leur responsabilité, y compris personnelle dans certaines situations : faute de gestion, manquement aux obligations sociales ou fiscales, poursuite d'une activité déficitaire sans réaction.
La plupart des administrateurs bénévoles n'en ont pas conscience au moment de leur élection. Une présentation d'une heure au moment du renouvellement du conseil change la qualité de l'engagement - et fait souvent apparaître des questions que personne n'osait poser.
Par quoi commencer demain
Prenez les dix dernières décisions significatives de votre association. Pour chacune, écrivez qui l'a réellement prise, et qui aurait dû la prendre selon vos statuts. L'écart entre les deux colonnes est votre feuille de route.